Fiche pratique : Votre société peut-elle prendre à sa charge vos frais de téléphone et internet ?
Que ce soit à titre personnel ou pour le compte de vos salariés, votre société peut prendre à sa charge les abonnements aux services de téléphonie mobile ou internet. A certaines conditions néanmoins. Explications.
A l’heure où les outils digitaux deviennent de plus en plus des instruments de travail à part entière, notamment dans le commerce, vous avez en tant que dirigeant d’entreprise la possibilité de faire prendre en charge, en partie ou en quasi totalité, vos frais internet et de téléphonie mobile. Une règle qui s’applique également pour vos salariés. Deux cas de figure sont toutefois distingués.
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1) Les abonnements sont souscrits à titre personnel
Lorsque les abonnements sont pris à titre personnel, vous avez la possibilité en tant que gérant de vous faire rembourser par votre société la part professionnelle du coût de ces abonnements. Le cas échéant, ce remboursement doit néanmoins être proportionnel au nombre d’heures à usage strictement professionnel, mais sans excéder 50% du coût total de l’abonnement.
L’article 3 de l’arrêté du 20 décembre 2002 et l’arrêté du 25 juillet 2005, précisent qu’il en même de même pour vos salariés : « lorsque l’employeur n’est pas en mesure de justifier précisément de la réalité des dépenses professionnelles, la part des dépenses professionnelles est déterminée sur la base de la déclaration du salarié qui évalue l’usage professionnel et retenue dans la limite de 50 % de l’usage total. »
En résumé, dans ce premier cas de figure, seulement 50% des frais internet, box ou mobile pourront être remboursés par votre société.
2) Les abonnements sont souscrits par la société
Dans ce second cas de figure, les factures sont au nom de la société, ce qui signifie qu’elle prend en charge la totalité du coût de l’abonnement, et que vous avez également la possibilité de récupérer la TVA.
Cependant, dans le cas où, en tant que gérant, vous ne bénéficiez par exemple que d’un seul forfait mobile au nom de la société (et donc n’avez souscrit aucun forfait mobile à titre personnel), un avantage en nature doit être décompté pour l’usage privé de cet abonnement. Cet avantage, soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, devra être calculé sur la base d’un forfait annuel estimé à 10% du coût TTC de l’abonnement.
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Pour rappel, les remboursements des frais des dirigeants d’entreprise sont particulièrement suivis par l’administration fiscale et font l’objet de nombreux redressements. Il convient donc d’être vigilant en la matière, et de demander conseil auprès d’un avocat fiscaliste et/ou votre expert comptable.
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