26 mars 2024

Fiche pratique : Comment organiser les départs en congés payés de vos salariés ?

La fixation des dates de congés payés de vos salariés répond à des règles bien précises établies par le droit du travail français. Rappel de vos obligations, mais aussi de vos droits en tant qu’employeur.

comment fixer les congés payés des salariés — .

Le début de la saison printanière est chaque année la période à laquelle se préparent les congés d’été. D’où la nécessité en tant qu’employeur de bien anticiper cette prise de congés, d’autant plus si vous êtes amené à fermer votre entreprise durant la période estivale. Rappelons en effet que c’est l’entreprise qui dispose du droit à fixer la période de prise de congés, ainsi que l’ordre des départs. Certaines règles doivent tout de même être respectées. Explications.

Départs en congés : quel ordre respecter ?

Avant toute chose, il est primordial de rappeler que la période des congés fixée par l’employeur ou par la convention collective doit obligatoirement comprendre la période légale allant du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Aucun salarié ne peut ainsi être contraint de prendre ses congés payés en dehors de cette période.

Une fois la période de prise des congés déterminée, il convient par la suite de définir l’ordre de départs de vos salariés. Si l’entreprise ne ferme pas (voir plus bas), les congés sont accordés par roulement. C’est l’employeur qui décide alors de l’ordre des départs, en accord si possible avec les attentes des salariés. Certains critères doivent tout de même être pris en considération :

La situation de famille des salariés : Notamment au regard des congés du conjoint ou partenaire de PACS. A noter d’ailleurs que les conjoints et partenaires liés par un PACS travaillant tous les deux dans la même entreprise ont le droit d’avoir leur congé en même temps.
La présence dans le foyer d’un ou plusieurs enfants, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.
L’ancienneté de vos collaborateurs, un ancien salarié ayant en principe la priorité sur un nouveau.
L’activité de vos salariés chez un ou plusieurs autres employeurs.

A retenir : Les dates individuelles de chaque salarié doivent être portées à sa connaissance au moins un mois à l’avance. Ces dates ne peuvent par la suite pas être modifiées, sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

Comment fractionner les congés des salariés ?

Le salarié à temps plein ou à temps partiel a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) pour une année complète de travail.

Ce congés ne peut être supérieur à plus de 24 jours ouvrables en une seule fois, hormis pour les les salariés qui justifient des contraintes géographiques particulières (notamment les travailleurs étrangers ou les résidents des DOM-TOM) ou ceux qui peuvent justifier de la présence au sein de leur foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.

A l’inverse, le congé principal (le plus long congé de l’année pour un salarié) ne peut être inférieur à 12 jours ouvrables, et doit être pris pendant la période de prise des congés (1er mai au 31 octobre). Le reste des jours peut être pris dans cette même période ou en dehors. A noter que lorsque les droits aux congés payés du salarié ne dépassent pas 12 jours ouvrables, son congé doit obligatoirement être continu.

Enfin, en l’absence d’accord ou de convention, le salarié peut avoir droit à des congés supplémentaires, appelés jours de fractionnement, si les jours sont pris en dehors de la période :

Un jour de congé supplémentaire est attribué au salarié qui prend entre trois et cinq jours de congés en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre.
Deux jours ouvrables de congés supplémentaires sont attribués au salarié qui prend six jours ou plus de congés en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre.

Fermeture temporaire : Peut-on imposer des congés à ses salariés ?

En cas de fermeture de l’entreprise, les congés ne sont pas accordés par roulement mais simultanément. Pour pouvoir imposer la prise de congés payés à vos salariés au cours de cette période de fermeture, il convient de respecter deux conditions majeures :

Cette période de prise de congés payés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant la période concernée.
La fermeture de l’entreprise ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs, soit 4 semaines. Il est possible de déroger à cette limite sous certaines conditions très strictes. A noter tout de même que si la fermeture dépasse les 30 jours ouvrables, l’employeur doit verser aux salariés une indemnité pour chacun des jours ouvrables de fermeture excédant cette durée.

A retenir : Si un ou plusieurs salariés n’ont pas totalisé assez de jours de congés payés pour être indemnisés durant l’intégralité de la fermeture de l’entreprise, vous pouvez leur proposer soit des jours de congés payés par anticipation, soit un congé sans solde. Dans ce cas de figure, vos salariés peuvent bénéficier d’une aide financière de la part de Pôle emploi.

Quid des congés payés non pris ?

Si malgré avoir bien défini en amont votre calendrier de prise de congés, l’un de vos salariés refuse de les prendre, il ne peut en principe prétendre ni au report des congés payés non pris, ni à leur paiement. Pour éviter tout conflit, il est donc primordial de faire régulièrement le point avec vos salariés sur leur solde de congés, et ainsi de les inciter à les prendre avant la fin de la période de référence, sous peine de les perdre.

A noter tout de même que les congés payés non pris peuvent être reportés avec accord de l’employeur, ou même être compensés par une indemnité. Mais cette possibilité d’indemnisation doit rester exceptionnelle. Si la situation se répète trop régulièrement, vous pouvez en effet être reconnu coupable en tant qu’employeur d’avoir occupé vos salariés pendant leurs congés, situation pouvant donner lieu à une condamnation pénale !

Cas particulier : Dans l’hypothèse où le contrat de travail d’un salarié est rompu avant que celui-ci ait pu prendre la totalité de ces congés, ce dernier doit recevoir une indemnité compensatrice de congés payés. Cette indemnité s’applique aussi bien dans le cas d’un licenciement que d’une démission.

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