En tant qu’employeur, vous avez la possibilité dans certains cas de refuser la prise de congés payés à vos salariés. Rappel de vos droits et obligations.

Avant toute chose, il convient de rappeler que tout salarié a droit aux congés payés. Qu’il soit à temps plein ou à temps partiel, le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) pour une année complète de travail. Le fait qu’il soit nouvellement embauché ne change rien à cette règle. Ainsi un salarié en poste depuis 2 mois, ayant donc acquis 5 jours ouvrables de congés payés, peut prendre 5 jours de congés. Il faut néanmoins pour cela qu’il ait reçu l’accord de son employeur.

Dans quel cas peut-on refuser des congés à un salarié ?

Si les congés payés sont un droit pour le salarié, c’est en revanche bien l’entreprise qui fixe la période de prise de congés, ainsi que l’ordre des départs. En ce sens, vous avez la possibilité de refuser les dates de congés d’un salarié, sous réserve que ce refus ne soit pas abusif. Pour cela, vous devez justifier de raisons réelles et objectives, à savoir :

La nécessité d’assurer la continuité du service : par exemple au moment des périodes estivales ou des fêtes de fin d’année, où les demandes de congés sont les plus importantes.
Pour faire face aux fortes périodes d’activité : cela vaut particulièrement pour les commerçants, qui font face à des pics d’activité durant la saison d’été, la période hivernale ou encore les fêtes de Pâques.
En cas de circonstances exceptionnelles : par exemple si l’entreprise rencontre une période de difficultés économiques qui nécessite la présence du personnel.

Si l’une de ces conditions est remplie, le salarié ne dispose dès lors d’aucun droit à contester une décision de refus de congés payés, sauf cas particuliers (voir encadré ci-dessous). Une récente jurisprudence de la Cour de Cassation a d’ailleurs rappelé qu’un salarié qui s’octroie des vacances, malgré le refus de son employeur, s’expose à un licenciement.

Concernant vos obligations en tant qu’employeur, vous disposez d’un mois plein pour accepter ou appliquer un refus de congés posé par le salarié. En cas de refus tardif de votre part, le salarié ne sera pas considéré comme fautif s’il part en congés. De même, en cas d’absence de réponse de votre part, la jurisprudence part du principe que ce silence a valeur d’acceptation pour l’employeur. Il convient donc d’être vigilant avec la gestion des congés de vos collaborateurs.

Cas particulier : Il vous est impossible de refuser des congés s’ils sont demandés en raison d’un décès, d’un mariage ou d’une naissance. Et ce même si vous justifiez de raisons réelles et objectives. A noter également que lorsque deux conjoints travaillent dans une même entreprise, ils disposent du droit d’obtenir leurs congés en même temps.

Quid des congés sans solde ?

Contrairement aux congés payés, le congé sans solde ne constitue pas un droit pour le salarié. Par conséquent, il n’existe pas de procédure à suivre ni de garanties de l’obtenir, sauf si une convention collective ou un accord applicable à votre entreprise le prévoit. En tant qu’employeur, vous ainsi avez la possibilité d’accepter ou de refuser un tel congé, sans avoir à vous justifier. En cas d’absence injustifiée, le salarié s’expose dès lors à un licenciement pour faute grave.

Pour aller plus loin : Comment organiser les départs en congés payés de vos salariés ?