Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?
Les délais de conservation des documents professionnels diffèrent selon leur nature, la législation en vigueur ou l’usage auxquels ils sont destinés. Récapitulatif des principaux points à retenir pour les entreprises.
La durée de conservation des documents relatifs à l’activité de votre entreprise diffère en fonction de leur nature (comptable, fiscal, gestion du personnel, documents commerciaux…) Voici tout ce que vous devez savoir sur la question, et les sanctions encourues en cas de manquement à vos obligations.
Durée de conservation des documents civils et commerciaux
| Type de document | Durée de conservation |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120€) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
Durée de conservation des documents sociaux (société commerciale)
| Type de document | Durée de conservation |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 ans |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 ans |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 ans |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| – Registre de titres nominatifs – Registre des mouvements de titres – Ordre de mouvement – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Durée de conservation des documents comptable
| Type de document | Durée de conservation |
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Important : Lorsque ces documents sont reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération.
Durée de conservation des documents fiscaux
| Type d’impôt | Durée de conservation |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières …) | 6 ans |
| CFE et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
Important : Les délais évoqués dans le tableau ci-dessus sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…)
Durée de conservation des documents relatifs à la gestion du personnel
| Type de document | Durée de conservation |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Bulletin de paie (double papier ou électronique)* | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| – Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
*Important : L’employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à 6 ans après l’âge de départ en retraite de l’employé.
Pour aller plus loin : Un simulateur en ligne proposé par le service public permet de trouver la durée de conservation minimale légale d’un document à partir de mots clés. Pour y accéder cliquez ici.
Sanctions encourues en cas de non conservation des documents d’entreprise
Le défaut de conservation des documents peut être sanctionné, notamment pour les documents fiscaux. L’article L1734 du Code général des impôts (CGI) précise explicitement que « le refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l’application d’une amende de 10 000 €. Cette amende s’applique pour chaque demande, dès lors que tout ou partie des documents ou renseignements sollicités ne sont pas communiqués. Une amende de même montant est applicable en cas d’absence de tenue de ces documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits ».
Lire aussi : Entreprise : 10 indices qui déclenchent un contrôle fiscal
Quelle est la durée de conservation des documents personnels
La DGCCRF et le portail de l’administration française, Service public, proposent chacun une rubrique détaillée et commentée sur la durée de conservation des papiers des particuliers : assurance, véhicule, banque, famille, logement, impôts et taxes, travail, santé, papiers d’une personne décédée, etc.
- Documents personnels à conserver – DGCCRF.
- Documents personnels à conserver – Service public.
Vous pouvez également utiliser le simulateur de Service Public, qui permet de trouver la durée de conservation minimale légale d’un document à partir de mots clés. Pour y accéder cliquez ici.
Restez informés de l’actu pour les commerçants et indépendants :
Cet article vous a été offert !
Abonnez-vous et soutenez le média qui défend les commerçants indépendants.
Je m’abonne
ça ne veut rien dire tous ces délais. Les bilans et documents comptables c’est 10 ans avec tous les justificatifs qui vont avec.