Facturation électronique : « Les commerçants qui ne sont pas prêts risquent de perdre des clients »
Depuis le 1er septembre 2026, la réforme de la facturation électronique est entrée dans sa première phase. Mais pour les commerçants, les principales difficultés pourraient apparaître en septembre 2027, notamment dans la gestion des notes de frais. Thibault Samson, cofondateur de The Invoicing Hub, décrypte les enjeux de cette réforme et les solutions pour s’y préparer.
La facturation électronique est désormais une réalité pour les entreprises françaises. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Et si les grandes entreprises et les ETI sont déjà soumises à l’obligation d’émission, les PME, TPE et les microentreprises disposent d’un délai supplémentaire. Un répit de courte durée, puisque dès le 1er septembre 2027, elles devront à leur tour être en mesure d’émettre des factures électroniques, mais aussi transmettre certaines données de transaction et de paiement à l’administration fiscale, dans le cadre de l’e-reporting.
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Une nouvelle étape qui pourrait profondément modifier le quotidien des commerçants, bien au-delà de leurs seules obligations administratives. Parmi les changements à anticiper figure notamment la gestion des notes de frais, lorsqu’un client effectue un achat professionnel et demande une facture au nom de son entreprise ou de son employeur. Une situation en apparence banale, mais qui pourrait considérablement compliquer les encaissements en magasin et même entraîner des pertes de clientèle pour les commerçants mal préparés. Pour mieux comprendre ces enjeux et les solutions à mettre en place, nous avons interrogé Thibault Samson, cofondateur de The Invoicing Hub et spécialiste de la facturation électronique.
Quelles sont les nouvelles obligations des commerçants depuis le 1er septembre 2026 et pourquoi l’échéance de septembre 2027 est-elle particulièrement importante ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA ont l’obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques. Pour autant, toutes ne se sont pas encore mises en conformité. L’administration fiscale a prévu une période de tolérance jusqu’à la fin de l’année 2026, durant laquelle aucune sanction ne sera appliquée aux entreprises rencontrant des difficultés dans la mise en œuvre de la réforme. Cette souplesse reste toutefois temporaire, et les chefs d’entreprise doivent dès maintenant effectuer les démarches nécessaires pour respecter cette obligation. Concrètement, cela implique de choisir une plateforme agréée par l’administration fiscale, qui permet notamment de réceptionner les factures des fournisseurs déjà soumis à l’obligation d’émission. Cette plateforme peut être utilisée directement ou être reliée à leur logiciel de comptabilité ou de gestion, à condition que celui-ci soit compatible. Ce n’est pas nécessairement très compliqué, mais cela demande de prendre le temps de s’informer et de s’organiser.
En revanche, les choses vont véritablement se compliquer à partir de septembre 2027. À cette date, l’obligation d’émission sera étendue aux PME et aux microentreprises. Toutes les entreprises concernées, quelle que soit leur taille, devront alors être en mesure d’émettre des factures électroniques pour leurs clients professionnels et de transmettre certaines données de transaction et de paiement à l’administration fiscale, dans le cadre de l’e-reporting. Et c’est précisément sur l’émission des factures que se situe, selon moi, la principale difficulté. Car au-delà des obligations administratives, cette réforme pourrait avoir des conséquences directes sur leur activité commerciale, notamment lorsqu’un client demandera une facture au nom de son entreprise pour justifier une dépense professionnelle.
Pour aider les entreprises à choisir leur plateforme agréée, The Invoicing Hub a également réalisé un benchmark gratuit de 100 plateformes agréées, comparées selon plus de 60 critères. Cette étude permet notamment d’identifier les solutions les mieux adaptées à la taille, aux besoins et au fonctionnement de chaque entreprise.
Vous évoquez des conséquences directes sur l’activité commerciale. Les commerçants risquent-ils réellement de perdre des clients s’ils ne sont pas prêts ?
Absolument. Aujourd’hui, beaucoup de commerçants réalisent l’essentiel de leur chiffre d’affaires auprès de particuliers et pensent que la facturation électronique ne les concerne pas vraiment, puisqu’elle s’applique aux transactions entre professionnels. Mais ils oublient qu’une partie de leur clientèle effectue des achats pour le compte d’une entreprise. Prenons l’exemple d’un salarié qui achète son déjeuner dans une boulangerie, se rend dans un restaurant ou achète du matériel pour son employeur. Même s’il règle avec sa carte bancaire personnelle, il peut avoir besoin d’une facture établie au nom de son entreprise pour justifier sa dépense et permettre à celle-ci de récupérer la TVA lorsqu’elle est déductible. Dans les situations concernées par la réforme, le commerçant devra donc être en mesure de lui fournir une facture électronique conforme à la réglementation.
Si le commerçant n’est pas capable de fournir cette facture, il risque tout simplement de perdre ce client, qui préférera se tourner vers un établissement capable de répondre à sa demande. La récupération de la TVA est un enjeu important pour les entreprises, et elles ne vont pas renoncer à cette possibilité parce qu’un commerçant ne peut pas leur délivrer une facture conforme. Mais il faut aussi penser à l’organisation en magasin. Si chaque demande de facture électronique prend plusieurs minutes, cela risque de ralentir les encaissements et de créer des files d’attente. L’objectif est donc de trouver des solutions simples et rapides pour que l’émission d’une facture ne devienne pas une contrainte supplémentaire, aussi bien pour les commerçants que pour leurs clients.
Concrètement, comment les commerçants pourront-ils émettre des factures électroniques en caisse sans ralentir les encaissements ?
C’est justement l’un des principaux défis de cette réforme. Pour émettre une facture électronique, le commerçant devra récupérer plusieurs informations sur l’entreprise cliente, notamment sa dénomination sociale, son numéro SIREN, son adresse et les informations nécessaires pour lui transmettre la facture électronique. Si le personnel doit demander et saisir toutes ces données à chaque passage en caisse d’un client professionnel, cela va rapidement devenir ingérable. Plusieurs solutions existent pour éviter cette situation. La première consiste à créer un compte client professionnel, dans lequel les informations de l’entreprise sont enregistrées une seule fois. Lors des achats suivants, le commerçant n’aura plus qu’à retrouver ce compte pour générer la facture. Cette inscription pourrait être réalisée directement en magasin, sur le site internet du commerçant ou à un comptoir dédié pour ne pas ralentir les encaissements.
Une deuxième possibilité consiste à utiliser un QR code présenté par le client. Concrètement, lorsqu’il effectue un achat pour son employeur ou pour le compte de sa propre entreprise, celui-ci pourrait afficher sur son téléphone un QR code contenant les informations nécessaires à la facturation. Le commerçant n’aurait alors qu’à le scanner pour récupérer automatiquement ces données et établir la facture. Le problème, c’est qu’il n’existe pas encore de format de QR code commun, officiellement défini pour cet usage. Il faudrait donc que les différents acteurs s’accordent sur un standard que les logiciels de caisse pourraient reconnaître, afin de généraliser cette solution.
Enfin, il existe une troisième méthode, déjà utilisée dans certains pays ayant mis en place la facturation électronique, notamment la Malaisie. Elle consiste cette fois à intégrer un QR code directement sur le ticket de caisse. Le client peut ensuite le scanner avec son téléphone, renseigner lui-même les informations de son entreprise et demander l’émission d’une facture électronique. Tout se fait de manière automatisée, sans aucune intervention supplémentaire du commerçant après l’encaissement. Cette solution me paraît particulièrement intéressante pour les commerces de proximité, puisqu’elle permet de répondre aux besoins des clients professionnels sans ralentir le passage en caisse. Encore faut-il que les logiciels de caisse proposent cette fonctionnalité. C’est pourquoi les commerçants ont tout intérêt à se rapprocher dès maintenant de leur fournisseur pour connaître les évolutions prévues d’ici septembre 2027.
Ces nouvelles obligations concernent-elles également les achats de quelques euros ? Existe-t-il des exceptions pour les commerçants ?
Oui, et c’est un point important à comprendre. Le montant de l’achat ne change rien à l’obligation de facturation électronique lorsqu’une transaction entre dans son champ d’application. Prenons l’exemple d’un salarié qui achète pour cinq euros de produits dans une boulangerie et demande une facture au nom de son entreprise. Même pour une somme aussi faible, le commerçant devra être capable de lui fournir une facture électronique à partir de septembre 2027. C’est une difficulté supplémentaire pour les commerces de proximité, qui réalisent parfois des centaines de petites transactions chaque jour.
Il existe toutefois une exception dans la restauration. Pour les notes de restaurant inférieures ou égales à 150 euros hors taxes, une tolérance permet de remettre un justificatif simplifié, sans avoir à émettre systématiquement une facture électronique. Le client peut alors compléter lui-même les coordonnées de son entreprise sur la note, à condition que celle-ci comporte les mentions nécessaires pour justifier la récupération de la TVA. En revanche, si un client professionnel demande expressément une facture au nom de son entreprise, le restaurateur devra l’émettre sous forme électronique. Cette tolérance reste donc spécifique à la restauration et ne s’applique pas aux autres commerces.
La réforme prévoit également la mise en place de l’e-reporting. Qu’est-ce que cela va changer pour les commerçants et comment doivent-ils s’y préparer ?
Il ne faut pas avoir peur de l’e-reporting. Le principe est de transmettre à l’administration fiscale certaines données relatives aux transactions, notamment celles réalisées avec des particuliers, mais aussi certaines opérations avec des entreprises étrangères. L’objectif est de permettre à l’administration de mieux suivre ces transactions et, à terme, de préremplir les déclarations de TVA. Mais attention, l’e-reporting ne remplacera pas les déclarations de TVA. Les entreprises devront toujours les effectuer et vérifier les montants déclarés. D’ailleurs, ce préremplissage ne sera pas opérationnel dès le lancement des nouvelles obligations. Au-delà de cette simplification à venir, les données collectées permettront également à l’administration fiscale de mieux détecter les anomalies et les fraudes.
Pour les commerçants, la priorité est donc surtout d’anticiper les nouvelles obligations de septembre 2027. Je leur conseille de se rapprocher dès maintenant de leur éditeur de logiciel de caisse pour savoir quelles fonctionnalités seront proposées, notamment pour l’émission des factures électroniques et la transmission des données d’e-reporting. Il faut également réfléchir à l’organisation en magasin et à la formation du personnel, car ces changements vont directement concerner les personnes chargées des encaissements. Nous sommes déjà en novembre 2026, et septembre 2027 arrivera très vite. Les commerçants ont donc tout intérêt à s’y préparer dès maintenant, plutôt que de devoir gérer ces difficultés dans l’urgence.
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