21 octobre 2026

Tickets de caisse, factures, notes de frais… les commerçants face à de nouvelles obligations

Depuis le 1er septembre 2026, la réforme de la facturation électronique modifie progressivement les pratiques des entreprises. Pour les commerçants, elle soulève notamment de nouvelles questions concernant les notes de frais, les factures professionnelles et la transmission des données de caisse. Des changements déjà engagés, qui vont s’étendre à l’ensemble des TPE et PME concernées en septembre 2027.

note de frais ce qui change pour les commerçants — .

Un client qui déjeune au restaurant avec un collègue, un salarié qui achète du matériel pour son entreprise ou un professionnel qui effectue des achats dans une boutique. Jusqu’à présent, ces dépenses pouvaient souvent être justifiées à l’aide d’un ticket de caisse ou d’une facture remise directement au client. Avec la généralisation progressive de la facturation électronique, ces opérations nécessitent désormais davantage de vigilance de la part des commerçants, notamment lorsqu’une facture doit être établie au nom d’une entreprise.

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, tandis que les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont déjà tenues d’en émettre et de transmettre certaines données à l’administration fiscale. Les TPE, PME et microentreprises disposent, quant à elles, d’un délai supplémentaire jusqu’au 1er septembre 2027 pour respecter leurs obligations d’émission et d’e-reporting. Mais cette échéance ne doit pas faire oublier que la réforme est déjà en marche et que les commerçants doivent dès aujourd’hui adapter leurs pratiques et leurs équipements.

Notes de frais : quand un ticket de caisse ne suffit plus

Dans un restaurant, un salarié qui règle un déjeuner professionnel peut encore repartir avec une simple note pour justifier sa dépense auprès de son entreprise. Pour les repas dont le montant ne dépasse pas 150 € HT, une tolérance administrative permet en effet au client de compléter lui-même les informations d’identification de son entreprise sur le document remis, notamment pour justifier la récupération de la TVA. Au-delà de ce montant, une facture comportant l’ensemble des mentions obligatoires est nécessaire lorsque la dépense est facturée à l’entreprise. Attention toutefois, cette tolérance est propre à la restauration. Dans les autres commerces, les achats facturés à une entreprise restent soumis aux règles habituelles de facturation, quel que soit leur montant.

Avec la réforme, c’est surtout la manière de transmettre ces factures qui évolue. Depuis septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent déjà passer par une plateforme agréée pour leurs factures professionnelles. Cette obligation d’émission s’appliquera aux TPE et PME à partir du 1er septembre 2027. Concrètement, lorsqu’un client demandera une facture au nom de son entreprise, le commerçant devra disposer de son numéro SIREN et des informations nécessaires à son acheminement électronique. La facture sera alors transmise directement à l’entreprise cliente, même si le salarié a personnellement avancé les frais. Une procédure qui demandera davantage de rigueur au moment de l’encaissement, notamment pour éviter les demandes de régularisation après le départ du client.

Logiciels de caisse : des adaptations à anticiper dès maintenant

À la caisse, les commerçants devront bientôt gérer plus précisément la différence entre un achat effectué par un particulier et une dépense réalisée pour le compte d’une entreprise. À partir de septembre 2027, les transactions professionnelles concernées devront donner lieu à une facture électronique, tandis que les ventes aux particuliers feront l’objet d’une transmission de données à l’administration fiscale, dans le cadre de l’e-reporting. Il ne sera donc pas nécessaire d’émettre une facture électronique à chaque passage en caisse, mais les logiciels devront être capables de distinguer ces opérations et de faciliter leur traitement. Un changement à préparer dès aujourd’hui, alors que les commerçants doivent déjà être en mesure de recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs depuis septembre 2026.

Pour Olivier Benoit, consultant chez Solutions Boutiques, spécialiste de l’équipement des commerces, mieux vaut anticiper ces évolutions. « Le véritable enjeu sera de permettre aux commerçants de gérer ces nouvelles obligations sans ralentir l’encaissement. Si chaque demande de facture professionnelle nécessite plusieurs manipulations ou une ressaisie des informations, cela risque de devenir particulièrement contraignant, notamment dans les commerces qui enregistrent beaucoup de passages en caisse. » Des solutions comme Phimag, proposé par Solutions Boutiques et notamment adapté aux commerces de mode et d’équipement de la personne, ou encore Toporder by myPOS, particulièrement présent dans l’alimentaire et la restauration, permettent déjà de centraliser les ventes, la facturation et les informations clients au sein d’un même logiciel. Les commerçants doivent néanmoins s’assurer auprès de leur éditeur que leur équipement pourra prendre en charge les nouvelles obligations et communiquer avec une plateforme agréée, sans multiplier les tâches administratives.

Comment les commerçants peuvent-ils se préparer aux prochaines obligations ?

Pour les commerçants, plusieurs vérifications peuvent être effectuées dès maintenant. La première consiste à s’assurer que leur plateforme agréée permet bien de recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs, une obligation déjà en vigueur depuis septembre 2026. Il est également important de faire le point avec son fournisseur de logiciel de caisse pour connaître les mises à jour prévues, leur coût éventuel et les fonctionnalités qui seront disponibles avant septembre 2027. Le commerçant doit notamment pouvoir établir une facture au nom d’une entreprise, récupérer les informations nécessaires et s’assurer que les données seront correctement transmises, sans avoir à les saisir plusieurs fois. Certaines solutions facilitent déjà une partie de ces démarches. Toporder by myPOS et Solutions Boutiques proposent notamment une connexion avec Pennylane, plateforme agréée pour la facturation électronique, qui permet de transmettre automatiquement les écritures de caisse vers la comptabilité. Cette connexion facilite la gestion quotidienne, même si la prise en charge des nouveaux flux réglementaires doit être vérifiée auprès de l’éditeur.

Au-delà des équipements, les commerçants devront également adapter certaines habitudes, notamment lorsqu’un client demande une facture professionnelle au moment de régler ses achats. Pour Olivier Benoit, consultant chez Solutions Boutiques, il est essentiel de ne pas attendre le dernier moment pour se préparer. « Il ne suffit pas qu’un éditeur annonce que son logiciel sera compatible avec la réforme. Les commerçants doivent demander une démonstration concrète, vérifier comment une facture professionnelle sera établie depuis la caisse et s’assurer que les données pourront être transmises sans intervention supplémentaire. Mieux vaut identifier les éventuelles difficultés maintenant que de les découvrir en septembre 2027. » Ces vérifications doivent aussi permettre d’anticiper la formation des salariés, les éventuels changements de matériel et les ajustements nécessaires dans l’organisation du commerce. L’objectif est de pouvoir respecter les nouvelles obligations sans ralentir les encaissements ni alourdir inutilement les tâches administratives.