Prise en charge des frais de déplacement domicile-travail : ce que doivent savoir les employeurs

En tant qu’employeur, vous êtes tenu, dans certain cas, de prendre en charge une partie des frais engagés par vos salariés pour rejoindre leur lieu de travail. Tout dépend du mode de transport choisi. Explications.

Les frais de transport engagés par vos salariés pour se rendre sur leur lieu de travail peuvent leur être remboursés et être exonérés de cotisations sociales et d’impôts, dans certaines limites et sous certaines conditions. Les règles varient selon qu’il s’agisse d’un service de transport public ou d’un moyen de transport personnel. Voici tout ce que vous devez savoir sur la question.

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Transports en commun : une prise en charge obligatoire

L’article L3261-2 du Code du travail impose à l’employeur de prendre en charge 50% du prix des abonnements (100% en Corse) de transport public (SNCF, RATP, bus, tramway, métro, TER…) utilisés par les salariés pour se rendre sur leur lieu de travail. A noter que les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables, seules les cartes d’abonnement sont prises en charge à 50% par l’employeur. Elles peuvent être annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Tous les salariés, quel que soit leur statut, ainsi que les stagiaires, sont concernés par ce remboursement partiel des frais de déplacement en transport en commun. La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.

Cas particulier des salariés à temps partiel

Les salariés à temps partiel employés pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée de travail applicable dans l’entreprise, bénéficient d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps plein. En revanche, les salariés à temps partiel effectuant moins qu’un mi-temps bénéficient d’une prise en charge en proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Exemple : Dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 heures par semaine, pour un salarié travaillant 15 heures par semaine, la prise en charge d’un abonnement à 45€/mois sera calculée de la façon suivante : (45 x 50%) x 15/17,5 = 19,28 €.

Cas spécifique des salariés absents, en congé, en maladie…

En cas d’absence du salarié, la prise en charge s’effectue normalement à hauteur de 50% pour les jours non travaillés, dès lors que le titre de transport a été utilisé au moins une fois sur la période concernée. Si le titre de transport n’a pas été utilisé au cours de la période concernée, il n’y a pas obligation de prise en charge.

Comment sont remboursés ces frais de transport ?

Ce remboursement des frais de déplacement en transport public doit se faire mensuellement, et au plus tard à la fin du mois suivant l’achat du titre de transport. Le montant de la prise en charge des titres d’abonnement doit être mentionné sur la fiche de paie.

Exonérations et sanctions pour les employeurs

Les remboursements partiels du prix des titres d’abonnement en transport public sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. Pour l’année 2025, si l’employeur décide d’augmenter le volume de la prise en charge au-delà de 50%, l’exonération sociale et fiscale s’applique au maximum jusqu’à 75% du coût du titre d’abonnement.

A noter que le refus par l’employeur de prendre en charge le coût des titres d’abonnement de ses salariés l’expose à une amende de 3 750 euros. Il est cependant possible de refuser de participer aux frais de transport, « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50% » (article R3261-8 du code du travail).

Voiture personnelle (thermique ou électrique) : une prise en charge facultative mais encouragée

L’employeur n’a pas d’obligation de prise en charge des frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour les trajets domicile-travail. Il peut néanmoins décider d’indemniser ses salariés en tout ou partie. Cette possibilité est mise en place par un accord d’entreprise ou par une décision unilatérale (article L3261-4 du code du travail). Le cas échéant, tous les salariés doivent pouvoir bénéficier de cette prise en charge partielle ou totale, même les stagiaires.

Celle-ci prend la forme d’une prime, dont le montant varie en fonction de la distance entre la résidence habituelle et le lieu de travail. La prime est exonérée de cotisations sociales dans la limite annuelle de :

• 300€ par salarié pour les frais de carburant.
• 600€ pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Aucun justificatif de dépenses de carburant ou d’alimentation électrique n’est exigé dans la limite de ces montants. A noter que cette prime est cumulable avec le versement d’indemnités forfaitaires kilométriques, ainsi que le versement du forfait mobilités durables, dans la limite globale de 600€ par an et par salarié (voir plus bas).

Les indemnités kilométriques

Lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel (formation, rendez-vous client, etc.), l’employeur peut également lui verser une indemnité kilométrique (IK) forfaitaire. Cette indemnité est calculée selon les barèmes annuels publiés par l’administration fiscale. Le montant de cette IK dépend :

• Du type de véhicule utilisé (voiture, deux-roues de moins de 50 cm³, moto).
• De sa puissance fiscale.
• Du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel sur l’année.

À noter que si le véhicule est électrique, une majoration de 20% est appliquée au montant de l’indemnité.

L’indemnité kilométrique est exonérée de cotisations sociales dans la limite des barèmes fixés. En l’absence de justificatifs, les sommes versées seront réintégrées dans l’assiette des cotisations sociales.

Cliquez ici pour connaître les barèmes des indemnités kilométriques.

Le forfait mobilités durables

Depuis mai 2020, les employeurs peuvent enfin prendre en charge les frais de trajets des salariés qui se rendent sur le lieu de travail via des moyens de transports dits à mobilité douce. Sont concernés :

• Le vélo, avec ou sans assistance électrique.
• Le covoiturage, en tant que conducteur ou passager.
• Les transports publics de personnes (à l’exception des frais d’abonnement concernés par la prise en charge obligatoire des frais de transports publics).
• Les services de mobilité partagée (par exemple la location de véhicule en libre-service ou l’utilisation des services d’autopartage de véhicules).
• Les cyclomoteurs, motocyclettes ou autres engins de déplacement personnel (motorisés ou non) en location ou en libre-service.
• Depuis le 1^er janvier 2022, les trottinettes, mono-roues, gyropodes, hoverboard, etc.

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Cette prise en charge, qui là encore ne peut exclure aucun salarié de l’entreprise, prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 700 euros par an et par salarié (900 euros par an et par salarié pour la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte). A noter que lorsque le salarié cumule le forfait mobilités durables avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, le plafond d’exonération est relevé à 900 euros depuis le 1er janvier 2025.

Pour en savoir plus sur l’ensemble de ces dispositifs, vous pouvez consulter la page dédiée mis en ligne sur le site de l’Urssaf, concernant les frais professionnels.

A savoir : Les entreprises qui mettent gratuitement à disposition de leurs salariés une flotte de vélos pour leurs déplacements entre leur domicile et le lieu de travail peuvent bénéficier d’une réduction de leur impôt sur les sociétés, dans la limite de 25 % des frais engagés pour l’achat ou l’entretien de la flotte de vélos ou vélos à assistance électrique.