Comment bien choisir son logiciel de gestion ?

Longtemps réfractaires à l’idée de s’informatiser, les commerçants indépendant sont de plus en plus nombreux à avoir franchi le pas. Et pour cause, il n’y a pas de « petits commerces » mais des commerçants qui font des résultats et d’autres qui font face à de nombreux invendus ou des clients non relancés ! D’où l’importance de bien choisir son logiciel de gestion.

Les commerçants ne doivent plus avoir d’à priori sur les technologies numériques ! Elles sont l’atout premier du chef d’entreprise puisqu’elles permettent de l’accompagner au quotidien sur des décisions primordiales : anticipation des achats grâce à l’état du stock en temps réel, analyse des ventes et des produits phares du moment, fidélisation… Sans pour autant délaisser sa clientèle, toutes ces opérations sont possibles depuis l’ordinateur ou la tablette de la boutique. Pour autant, les diverses solutions existantes sur le marché ne se valent pas, et bien choisir son logiciel de gestion amène à plusieurs interrogations. Quelles sont les questions  à se poser avant de s’équiper ? Décryptage.

Définir ses besoins avant de choisir son logiciel de gestion

Tout d’abord, il vous faut procéder à une étude sérieuse des besoins de votre commerce. Car si toutes les solutions permettent évidemment de procéder aux encaissements et à la gestion des stocks, peu de logiciels s’adressent uniquement à la gestion des commerces à taille humaine, qui n’a rien à voir avec celle d’une grande enseigne. Parmi les solutions informatiques qui se distinguent sur le marché, on notera le logiciel Kwisatz, qui offre à la fois une grande souplesse, une facilité d’utilisation, tout en proposant l’ensemble des fonctionnalités inhérentes à un logiciel de gestion : catalogue produits, gestion des clients (fidélité, marketing…), des fournisseurs, des stocks ( y compris, des factures, des devis, des livraisons, des règlements, statistiques avancées, interface avec les principaux logiciels de comptabilité….)

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Une facilité d’utilisation qui a particulièrement séduit Emilie Capraro, gérante du concept store Le Loft By Badydoll, à Vitrolles. « C’est un système très intuitif, je le recommande vraiment pour une personne comme moi qui n’est pas passionnée par l’apprentissage de l’informatique », témoigne-t-elle. Un ressenti partagé par Damien Lupart, gérant de la boutique Come On, à Mandelieu. Ce dernier utilise Kwizatz pour l’ensemble des tâches de sa boutique.  « Je peux ainsi avoir une vision concrète de l’état de mon entreprise.  Grâce à Kwizatz, je peux constater en temps réel le nombre de pièces restantes pour chacun de mes articles en magasin. Dès lors je peux connaître précisément la tendance du marché et donc être très réactif sur la demande », explique-t-il.

Réduire les stocks et améliorer les marges

Les commerçants satisfaits de leur solution informatique seront les premiers à vous le confirmer, rapidement le logiciel devient indispensable pour la gestion courante et surtout lors de la prise de décisions. Combien d’unité dois-je acheter de ce modèle ? Comment répartir mes différents budgets d’achats entre mes fournisseurs ? Quel est mon taux de sortie ? Combien de ventes vais- je réaliser lors de ma prochaine campagne SMS ? 

Des questionnements auxquels peut répondre facilement le logiciel Kwisatz, ce qui permettra au commerçant de connaître les actions à engager pour augmenter le taux de marge ou booster le chiffre. Ces questions doivent trouver des réponses aussi bien quand on s’équipe ou lorsqu’on remplace son logiciel de gestion. Il est nécessaire par exemple de vérifier que les fonctions marketing et la gestion de la fidélité sont simples à effectuer au quotidien et s’interfacent bien avec les nouveaux outils e-marketing.

Bien choisir son partenaire informatique

Le choix du prestataire est tout aussi important que la qualité de la solution informatique choisie. Dans cette optique, si le coût financier doit bien entendu être pris en considération, il ne doit en aucun cas constituer l’élément décisif au moment de choisir son logiciel de gestion. Sachant qu’il faut compter un peu plus de 1 000€ pour acquérir un logiciel efficace et doté de toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion d’un commerce, que le dirigeant comme les salariés seront amenés à passer de nombreuses heures à l’utiliser, le tarif ne doit pas être un critère important dans votre choix. En effet, comment justifier une économie de quelques centaines d’euros si vous devez par la suite gaspiller du temps de travail à cause d’une utilisation trop complexe ! Attention également aux options que certains éditeurs proposent et qui peuvent rapidement doubler, voire tripler le coût d’achat initial.

Un bon système de gestion va vous permettre d’augmenter rapidement la performance de votre point de vente : pour une démonstration du logiciel Kwisatz, cliquez ici.

Choisir son logiciel de gestion requiert un minimum de temps, et surtout une démonstration détaillée sur les points précis que vous avez listés auparavant. Cette démonstration vous permettra d’évaluer si le logiciel est vraiment adapté à votre commerce, aussi n’hésitez pas à simuler des cas concrets qui concernent précisément votre activité. Vous allez pouvoir jauger aussi de la qualité de votre prestataire à ce moment là. N’oubliez pas qu’en tant que chef d’entreprise, vous avez  besoin « d’un expert » pour vous accompagner et vous guider dans l’utilisation du logiciel. « À chaque fois que j’appelle pour une question ou une demande de précision il y a quelqu’un de disponible, parfois même à des heures improbables où j’aurais compris que l’on ne me réponde pas », avance Emilie Capraro, commerçante à Vitrolles.

Dans cet exemple, la société Solutions Boutiques, qui commercialise le logiciel Kwisatz, se démarque par la disponibilité dont elle fait preuve pour répondre aux besoins des commerçants. Et pourtant l’éditeur du logiciel et le commerçant ne sont pas de la même région, preuve en est que la distance n’est plus un frein, surtout à l’heure d’aujourd’hui où le formateur a la possibilité de prendre le contrôle de votre ordinateur à distance, et ainsi vous former à l’utilisation du logiciel.

Quand s’équiper ou changer de logiciel de gestion ?

Le remplacement doit s’envisager dès que les fonctions de gestion ou de marketing ne sont plus adaptées à votre commerce ou à notre époque. Et quand il s’agit d’un premier équipement, la réponse est simple, le plus tôt possible ! Il faut bien avoir en tête que l’acquisition, ou même le remplacement, d’un logiciel de gestion ne doit pas s’envisager comme une contrainte ou une tâche que l’on peut reporter d’une année à l’autre. Un bon système de gestion va vous permettre d’augmenter rapidement la performance de votre point de vente, ne serait-ce déjà que par l’optimisation de votre stock, ce qui va automatiquement augmenter votre marge et soulager votre trésorerie. La réalisation et le suivi des opérations marketing en sera aussi facilités, puisqu’il devient facile de mettre en place des campagnes SMS ou emailing, qui amènent du chiffre d’affaires en magasin.

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Enfin, il va vous faciliter la vie. L’expérience montre que nombre de commerçants peu convaincus au départ, ont appris assez rapidement à utiliser leur logiciel et ont ainsi pu améliorer significativement leur revenus tout en dégageant un peu plus de temps pour leur vie privée. D’où la nécessité d’accorder de l’importance à ce sujet, et de s’informer afin de choisir le logiciel de gestion adapté à ses besoins.

Vous souhaitez acquérir un logiciel de gestion et d’encaissement, ou tout simplement changer de fournisseur ?

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