TPE et PME : pourquoi opter pour la dématérialisation de vos notes de frais ?

La dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages pour les entreprises, et notamment les TPE et PME. En plus de faire gagner un temps précieux à l’entreprise, cette dématérialisation des justificatifs de notes de frais permet également de réaliser des économies financières substantielles.

A l’heure où l’utilisation des outils numériques devient de plus en plus accessible à l’ensemble de la population, toutes les entreprises ont aujourd’hui intérêt à adopter la dématérialisation de leurs notes de frais, et abandonner ainsi le format papier, plus couteux et surtout très chronophage.

Les chiffres sont là pour en attester : selon une étude de la Global Travel Association (GBTA), le traitement d’une note de frais en format papier prend 20 minutes en moyenne, et cette gestion manuelle peut même coûter jusqu’à 50 euros de plus par rapport à une gestion dématérialisée ! D’où la nécessité d’opter au plus vite, si ce n’est déjà fait, pour la dématérialisation des justificatifs de notes de frais. D’autant que les pouvoirs publics encouragent aujourd’hui cette pratique, plus respectueuse de l’environnement.

Que dit la loi sur la dématérialisation des notes de frais ?

Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises n’ont en effet plus l’obligation de conserver leurs justificatifs de notes de frais en version papier. Les modalités de numérisation des documents établis sur support papier ont été précisé par l’arrêté du 23 mai 2019, afin notamment harmoniser les exigences de l’Urssaf et celles de l’administration fiscale. Il est notamment demandé aux entreprises de s’assurer que la version numérique des justificatifs soit conforme à l’original, et que chaque document numérisé soit archivé de manière sécurisée. Pour cela, la note de frais doit impérativement être numérisé au format PDF ou PDF/A-3, et le document doit aussi disposer d’une signature électronique pour garantir son authenticité.

Pour rappel, une note de frais doit toujours comporter les éléments suivants :

• La date du frais en question.
• Le lieu dans lequel il a été réalisé.
• L’objet de la dépense.
• Les montants engagés hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
• L’identité de la personne qui a engagé la note de frais.
• Le justificatif de la dépense (facture, ticket, etc.).

L’ensemble de ces règles doivent impérativement être respectées, en cas de contrôle, que ce soit de la part de l’Urssaf ou de l’administration fiscale, l’entreprise doit être en mesure de présenter tous les justificatifs de notes de frais demandés, dans les formats exigés.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des justificatifs de notes de frais ?

Comme expliqué précédemment, dématérialiser vos notes de frais présente de nombreux avantages pour votre entreprise.

Un gain de temps en premier lieu. En quoi consiste la gestion des notes de frais ? La gestion des notes de frais est une tâche longue et chronophage. En procédant à la dématérialisation des justificatifs de vos notes de frais, cela vous permet ainsi de dégager du temps.

Un gain financier. Qui dit gain de temps dit aussi forcément gain financier. Et ce d’autant plus que la dématérialisation va forcément réduire certains coûts, que ce soit les dépenses liées à l’impression et à l’envoi des notes de frais, ou encore la nécessité de stockage physique qui n’a plus lieu d’être.

Plus de sérénité en cas de contrôle fiscal ou Urssaf. Une gestion dématérialisée réduit fortement les erreurs de saisie, qui sont assez courantes lors d’une gestion manuelle des notes de frais. La gestion dématérialisée permet également d’avoir un historique clair et précis des dépenses engagées, ce qui sera apprécié lors d’un contrôle de l’administration fiscale ou de l’Urssaf.

Mieux piloter la trésorerie de votre entreprise. De même, en tant que dirigeant d’entreprise, la dématérialisation vous permet de contrôler plus facilement les différentes dépenses engagées par vos salariés. En suivant en temps réel vos dépenses de fonctionnement, cela vous permet aussi de mieux piloter votre trésorerie, en anticipant vos frais professionnels à venir.

Une démarche éco-responsable. Enfin, à l’heure où les entreprises sont de plus en plus sommées de mettre en place des processus éco responsables au sein de leur établissement, la dématérialisation des notes de frais entre pleinement dans cette démarche.

Comment dématérialiser vos notes de frais ?

Toujours dans cette optique de gain de temps et sécurisation de vos données, il est aujourd’hui conseillé aux entreprises de passer par un logiciel spécialisé pour la gestion dématérialisée de leurs notes de frais.

A ce jour, de nombreuses solutions coexistent sur le marché. Pour vous aider dans votre choix de logiciel spécialisé pour la dématérialisation de vos justificatifs de notes de frais, vous pouvez utiliser un simulateur en ligne, ce qui vous permettra de trouver la solution la plus adaptée en fonction du profil de votre entreprise.