Logiciel de caisse et de gestion : Comment choisir ?

Depuis 2018, les commerçants ont l’obligation de se doter d’un logiciel de gestion sécurisé et certifié. Une réglementation qui doit pousser les commerçants à s’interroger sur l’efficacité de leur logiciel actuel.

Il fut un temps où certains commerçants pouvaient effectuer “des retraits” dans la caisse… Aujourd’hui, ce temps est bien révolu. Depuis le 1er janvier 2018, la réglementation impose de sécuriser les données enregistrées par les caisses, en signalant notamment les tentatives d’effacements d’historiques et les annulations suspectes de commandes. L’objectif est de lutter contre la fraude à la TVA, qui représente chaque année entre 10 et 17 milliards d’euros selon les estimations, un manque à gagner considérable pour l’Etat.

Mais la nouvelle législation n’impose pas – pour ceux qui ne sont pas encore équipé – d’obligation d’acquérir une caisse enregistreuse. Pour autant, à l’heure où le métier de commerçant devient de plus en plus exigeant et complexe, tant sur le plan des approvisionnements que de la vente en magasin comme en ligne, sans compter le volet marketing, le logiciel de gestion et d’encaissement doit davantage s’envisager comme un allié de premier choix que comme un outil de contrainte.

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En effet, au delà de la simple fonction d’encaissement, le logiciel de gestion offre une palette de fonctionnalité très intéressante pour les commerçants : fidélité, envoi d’emailing, de SMS marketing, synchronisation de l’état du stock avec le site e-commerce… Pour Anthony Amendjian, gérant de la boutique Spirit à Chamonix, le changement de logiciel a été une vraie révolution. « Le gain de productivité a été énorme. Notamment dans la gestion du stock, car avant nous étions sans cesse obligés de descendre dans la réserve afin de savoir où nous en étions. Aujourd’hui, quelques clics me permettent de connaître l’état de mon stock en temps réel, pour les achats c’est un vrai confort ! », s’enthousiasme-t-il.

Les bonnes questions à se poser avant de changer de logiciel de gestion

 « C’est le moment idéal pour changer de logiciel de gestion étant donné l’actualité réglementaire », explique d’entrée Olivier Benoit, consultant formateur chez Solutions Boutiques, société spécialisée dans la formation et l’équipement des commerces indépendants. A condition quand même de se poser les bonnes questions au préalable. « Vous devez bien analyser les raisons qui vous motivent à changer : la solution que j’utilise actuellement est-elle devenue obsolète, ou n’est-elle pas assez efficace ? Les besoins de mon entreprise sont-ils les mêmes que lorsque j’ai acquis mon logiciel ? Mon prestataire de services est-il disponible pour me conseiller dans l’utilisation du logiciel ?… Ce genre de questionnement est essentiel car il vous permet de pouvoir mieux orienter votre choix », ajoute Olivier Benoit.

La simplicité d’utilisation, essentielle pour les indépendants

Premier assistant du commerçant dans la gestion quotidienne de son activité, le logiciel de gestion peut être parfois difficile d’utilisation pour de nombreux détaillants, peu à l’aise avec l’informatique en général. « C’est la principale raison qui m’a poussée à changer de prestataire, confirme ainsi Emilie Capraro, gérante de la boutique de prêt-à-porter Le Loft by Babydoll, à Vitrolles. Le logiciel que j’utilisais auparavant étant presque incompréhensible pour moi, du coup je n’utilisais pas ses fonctionnalités, c’est dommage.”

Une problématique que connaît bien David Soustielle, consultant formateur chez Phimag, un logiciel dédié au marketing et à la gestion des commerces et e-commerces à taille humaine. « Beaucoup de commerçants sont “mal équipés“, dans le sens où ils n’exploitent pas le potentiel de leur outil tout simplement parce qu’il est trop complexe ou pas adapté à leur activité. C’est dommage car un chef d’entreprise qui maîtrise bien son logiciel de gestion économise non seulement du temps, mais cela lui permet également de prendre de meilleurs décisions grâce à l’analyse des ventes, la gestion du stock, la fidélité… », relate-t-il.

L’importance de la formation

En tant que dirigeant d’entreprise, les commerçants cotisent chaque année à la formation continue, un budget que trop peu utilisent pour se former à l’utilisation de ces outils. “C’est dommage, regrette François Momboisse, président de la FEVAD (Fédération de la Vente à Distance). Les indépendants “à taille humaine“, encore plus que les autres chefs d’entreprises, doivent se former sur les outils informatiques, que ce soit sur l’utilisation du logiciel de gestion ou même sur des sujets comme l’e-commerce“, poursuit-il. D’où l’importance de choisir un prestataire de services qui soit familier avec les problématiques propres à votre secteur d’activité. “Chaque domaine à sa spécificité, complète Olivier Benoît. Chez Solutions Boutiques par exemple, nous connaissons bien les besoins mais aussi la logique des “petits commerçants“, du coup c’est plus facile pour nous de les former et de les guider dans l’utilisation du logiciel. Tout le monde gagne du temps, et c’est aussi ça dont ont besoin les commerçants ».

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Si la contrainte réglementaire impose de nouvelles règles, le commerce est le secteur le plus exposé aux défis engendrés par la concurrence. Le logiciel de gestion, placé de fait au cœur du fonctionnement du magasin, ne doit donc pas être vu simplement comme une obligation légale ou logistique, mais comme un véritable atout pour conquérir des parts de marchés.

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